Şenliğin planlama sürecini değerlendirmek ve etkinlikleri şekillendirmek üzere gerçekleştirilen Düzenleme Kurulu Toplantısı, Rektör Prof. Dr. Zafer Asım Kaplancıklı başkanlığında yapıldı. Toplantıya, Rektör Yardımcıları Prof. Dr. Nazile Ural, Prof. Dr. Murat Yurdakul ve Prof. Dr. Mehmet Kurban, Genel Sekreter Muhammet Büyük ile birlikte daire başkanları ve akademisyenler katılım sağladı.
Şenlik kapsamında düzenlenecek etkinliklerin içeriği ve organizasyon süreci detaylı bir şekilde ele alındı. Özellikle bilimsel projeler, atölye çalışmaları, sergiler ve akademik sunumlar, şenliğin en ilgi çekici başlıkları arasında yer alacak. Öğrencilerin özgün fikirlerini hayata geçirebileceği proje yarışması, bilimsel üretkenliği teşvik ederken, dereceye giren projeler ödüllendirilecek. Ayrıca, farklı disiplinlerden akademisyenlerin katkılarıyla düzenlenecek atölyeler, katılımcılara interaktif deneyimler sunacak.